Les avantages du télésecrétariat pour les entreprises

Le télésecrétariat est devenu une solution pour de nombreuses entreprises. Or, si jusqu’à présent, la permanence téléphonique externalisée était essentiellement avantageuse pour les grandes entreprises, elle l’est désormais pour les TPE (Très Petites Entreprises) et les PME (Petites et Moyennes Entreprises). 

Qu’est-ce que le télésecrétariat ?

Le télésecrétariat consiste à externaliser des tâches de secrétariat à des professionnels qui travaillent à distance. Ces services incluent la gestion des appels téléphoniques, la prise de rendez-vous, la gestion des agendas, le traitement des courriers électroniques et bien plus selon les besoins des clients. Les télésecrétaires sont des indépendants ou des employés d’entreprises spécialisées dans la fourniture de services de secrétariat externalisé.

Pourquoi la permanence téléphonique externalisée est-elle avantageuse ?

Parmi les avantages de la permanence téléphonique externalisée pour votre entreprise, nous pouvons citer les suivants.

Pour les grandes entreprises

Les grandes entreprises bénéficient de la permanence téléphonique externalisée pour plusieurs raisons :

• La réduction des coûts : Externaliser les services de secrétariat permet de réduire les coûts liés à l’embauche et à la formation du personnel interne.
• La flexibilité : Les services de télésecrétariat offrent une flexibilité en termes de disponibilité. Les entreprises peuvent bénéficier d’une assistance téléphonique en dehors des heures de bureau traditionnelles, ce qui est crucial pour les entreprises internationales ou celles qui nécessitent une présence continue.
• Le gain de temps : En déléguant les tâches administratives, les grandes entreprises peuvent se concentrer sur leurs activités stratégiques et leur cœur de métier.

Pour les TPE et les PME

Les TPE et les PME trouvent également de nombreux avantages dans l’externalisation de leurs services de secrétariat :

• L’accès à des professionnels compétents : Les télésecrétaires possèdent des compétences spécifiques et une expérience précieuse qui peuvent être difficiles à trouver en interne. De plus, ils utilisent bien souvent des logiciels de qualité que les petites et les moyennes entreprises ne peuvent pas s’offrir, notamment lorsqu’il s’agit de traiter des données qualifiées.
• L’économie de temps et d’argent : Les petites entreprises peuvent économiser sur les coûts salariaux, les charges sociales et les infrastructures en externalisant ces services.
• L’adaptabilité : Les prestataires de télésecrétariat proposent des prestations à la carte, permettant aux entreprises d’ajuster les services en fonction de leurs besoins et de leur budget.

Des prestations à la carte

Les prestataires de télésecrétariat proposent des services à la carte, s’adaptant aux besoins spécifiques et au budget des clients. Cela permet aux entreprises de choisir les services dont elles ont réellement besoin, qu’il s’agisse de la gestion d’appels téléphoniques, de la prise de rendez-vous, de la gestion de courriels ou d’autres tâches administratives.

• La gestion des appels téléphoniques : Filtrage et transfert des appels, prise de messages, gestion des appels entrants et sortants.
• La gestion des agendas : Prise de rendez-vous, organisation de réunions, gestion des calendriers.
• Le traitement des courriels : Réception, tri et réponse aux courriers électroniques.
• Les tâches administratives : Rédaction de documents, gestion de bases de données, traitement de texte.

Que ce soit pour les grandes entreprises, les TPE ou les PME, la permanence téléphonique externalisée et les services de télésecrétariat représentent une solution efficace et avantageuse pour gérer les tâches administratives et améliorer la productivité globale.